5ส. กับงานบริการ
home/news
»» วิธีการจัดเก็บเอกสาร
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

——— การจัดเก็บเอกสารมีขั้นตอนการดำเนินงาน 6 ขั้นตอน ดังนี้

———ขั้นตอนที่ 1 : การตรวจสอบเอกสาร หรือใบคำร้องต่าง ๆ ที่นักศึกษามาใช้บริการ โดยพิจารณาว่าใบคำร้องหรือเอกสารนั้น ควรจะว่าตรงไหน ช่องไหน และจัดเก็บอย่างไร

———ขั้นตอนที่ 2 : การดูแลรักษา ควรจะดูแลรักษาเอกสารสำคัญของนักศึกษาให้คงสภาพดีอยู่เสมอ โดยไม่ให้มีการพับ งอ ฉีกขาด หรือ หากเอกสารเปรอะเปื้อนก่อนการจัดเก็บ ควรทำความสะอาดให้เรียบร้อย หรือถ้าฉีกขาดก็แจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ เพื่อดำเนินการต่อไป

———ขั้นตอนที่ 3 : การทำป้ายจัดเก็บ หรือช่องจัดเก็บใบคำร้อง ควรจะมีการเขียนป้ายบอกที่จัดเก็บ ว่าเอกสารนี้ ใบคำร้องนี้วางไว้ตรงไหน เพื่อให้เกิดความสะดวกทั้งตัวเองและผู้ใช้บริการ ้ใหสามารถหยิบฉวยได้ง่าย ตลอดจนยังช่วยพนักงานใหม่สามารถเรียนรู้ได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะยังสร้างความเป็นระเบียบ เรียบร้อยของระบบงานอีกด้วย

———ขั้นตอนที่ 4 : ทำสมุดบันทึก เพื่อบันทึกอ้างอิงเอกสารการรับ-จ่ายเอกสารแก่นักศึกษา หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเป็นการช่วยเตือนความจำ กันลืม ว่าในแต่ละวันได้ทำอะไร ให้เอกสารกับหน่วยงานไหนไปบ้าง กลับมาหรือยัง หรือได้รับไปแล้ว เช่น การบันทึกลงในสมุดรับคำร้องส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง สมุดส่งคืนเอกสารของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และสมุดบันทึกสรุปปัญหาต่าง ๆ ของแผนก ในแต่ละวัน แต่ละเดือน

———ขั้นตอนที่ 5 : การนำเอกสาร หรือใบคำร้องเข้าช่องเก็บเอกสาร หรือชั้นวางเอกสาร ควรวางเอกสาร หรือใบคำร้อง ทั้งก่อนทำและหลังไว้เป็นที่อย่างเป็นระเบียบ โดยถือหลักการว่าเอกสารต้องเรียงตามดัชนีตามความเหมาะสมของงาน

———ขั้นตอนที่ 6 : จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นนิสัย เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบ กันลืม และทำให้พนักงานมีคุณภาพในงาน มีทัศนคติที่ดีต่อการทำงานที่จะสามารถจัดทำเอกสารได้อย่งมีคุณภาพ ซึ่งจะเป็นการสร้างภาพพจน์ที่ดีให้แก่หน่วยงาน ที่มุ่งสู่ความเป็นเลิศในด้านการให้บริการ

-------------------------------------------------------------------------



หัวข้อเรื่อง : วิธีการจัดเก็บเอกสาร

โดย : K. พิบูลย์
สร้าง : 18 ก.ค. 2553 เวลา 9.30 แก้ไข 20 ก.ค. 2553 เวลา 10.00

 
ประวัต
 
พิบูลย์ นาคสีดี
หัวหน้าแผนกบริการ/รับลงทะเบียน
e-mial : Phibul_nak@utcc.ac.th
5ส. กับการพัฒนาระบบงาน
» 5ส. กับงานประกันคุณภาพ
» 5ส. กับงานธุรการ
» 5ส. กับงานรับเข้าศึกษา
» 5ส. กับงานทะเบียนประวัติ
» 5ส. กับการตรวจสอบ
» 5ส. กับงานตารางเรียน
«« เคาน์เตอร์บริการ »»
ความเชื่อมโยงระหว่าง
5ส. & SAR
ความเชื่อมโยงระหว่าง
5ส. & E-Docement
home/news
Page
1