5ส. กับงานบริการ
home/news
»» เทคนิคการจัดเรียงเอกสาร
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

———นของแผนกบริการส่วนใหญ่เป็นงานเกี่ยวกับการให้บริการด้านเอกสารให้แก่นักศึกษา และผู้มา่ติดต่อขอใช้บริการ ดังนั้น เรื่อง การจัดเรียงเอกสารถือได้ว่าเป็นขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญต่อการ้้ให้้บริการแก่นักศึกษา เพื่อให้นักศึกษาเกิดความพึงพอใจ เราจึงได้นำ 5ส. มาช่วยให้งานเกิดความสะดวก รวดเร็ว และลดการผิดพลาดเสียเวลา โดยแยกเป็น ส. ส. ...ดังนี้

ส.ที่ 1 : สะสาง
———
ขั้นตอนที่ 1
: การสำรวจสิ่งของ หรือเอกสาร ว่าเอกสารนั้นมาใหม่ หรืออยู่มานานหลายเดือน หลายปีแล้ว ถ้าดูแล้วนานมากเกินที่จะเก็บไว้ ให้จัดการคัดออก เพื่อรอการจัดเก็บ หรือส่งคืน หรือทิ้ง
———ขั้นตอนที่ 2 : การคัดแยกเอกสาร โดยต้องเริ่มแยกเอกสาร หรือใบคำร้องตั้งแต่รับจากนักศึกษา เพื่อคัดแยกจัดส่งให้เจ้าหน้าที่ส่วนที่เกี่ยวข้อง โดยแยกตามคณะ
———ขั้นตอนที่ 3 : การขจัด หรือจัดการกับใบคำร้องของนักศึกษาที่รับไปแล้ว เมื่อบันทึกเข้าเครื่องเสร็จก็คัดออกเพื่อรอการจัดทิ้ง หรือ กรณีที่เอกสารของนักศึกษาค้างหลายเดือน หรือเลยกำหนดตามเงื่อนไขการเก็บเอกสารของสำนักทะเบียนฯ ก็เตรียมคัดทิ้งตามหลักการของ 5ส.

ส. ที่ 2 : สะดวก
———การจัดวางเอกสาร หรือใบคำร้องรอการรับเอกสารนั้น จำเป็นต้องวางให้เป็นระเบียบ แยกตามคณะเพื่อให้สามารถหยิบ หรือค้นหาให้แก่นักศึกษาได้อย่างสะดวก รวดเร็ว โดยหลักการสามารถแยกได้ดังนี้
———ขั้นตอนที่ 1 : วางเอกสารตามป้ายคณะ ในการทำกิจกรรมเพื่อให้เกิดความสะดวก ควรวางอยู่ในที่ของมัน เพื่อให้เพื่อร่วมงานทราบว่าอยู่ตรงไหน และเมื่อนำไปใช้แล้วให้เก็บไว้ที่เดิม
———ขั้นตอนที่ 2 : เอกสาร หรือของใช้ประจำให้วางไว้ใกล้ตัว ในการตัดสินใจว่าควรจะวางตรงไหน ให้พิจารณาดูว่าของหรือเอกสารนั้นใช้บ่อยแต่ไหน บ่อยหรือเปล่า
———ขั้นตอนที่ 3 : จัดเอกสาร หรือสิ่งของให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบ กันลืม

ส. ที่ 3. : สะอาด
———หลักการการจัดเรียงเอกสาร ต้องเน้นความสะอาดด้วย เพื่อสร้างพึงพอใจให้แก่นักศึกษา และถือว่าเป็นฐานขอ
งการยกระดับคุณภาพด้วย

ส. ที่ 4 : สุขลักษณะ
———ในการปรับปรุงสภาพการทำงานให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง ทำให้สุขภาพที่ดี เกิดความภาคภูมิใจ สถานที่ทำงาน เอกสาร เป็นระเบียบ สะอาดน่าทำงาน และทำให้เอกสารมีคุณภาพที่ดีด้วย

ส. ที่ 5 : สร้างนิสัย
———กิจกรรมนี้ ถือได้ว่าเป็นสิ่งกระตุ้นให้การดำเนินงานเรื่องนี้ ถือได้ว่าเป็นหน้าที่ที่ต้องกระทำ จนฝังเป็นนิสัยของผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบ

หัวข้อเรื่อง : เทคนิคการจัดเรียงเอกสาร

โดย : K. พิบูลย์
สร้าง : 18 ก.ค. 2553 เวลา 9.30 แก้ไข 20 ก.ค. 2553 เวลา 10.00

 
ประวัต
 
พิบูลย์ นาคสีดี
หัวหน้าแผนกบริการ/รับลงทะเบียน
e-mial : Phibul_nak@utcc.ac.th
5ส. กับการพัฒนาระบบงาน
» 5ส. กับงานประกันคุณภาพ
» 5ส. กับงานธุรการ
» 5ส. กับงานรับเข้าศึกษา
» 5ส. กับงานทะเบียนประวัติ
» 5ส. กับการตรวจสอบ
» 5ส. กับงานตารางเรียน
เคาน์เตอร์บริการ
ความเชื่อมโยงระหว่าง
5ส. & SAR
home/news
Page
1